DESCRIPCION DEL PUESTO

Los constantes cambios y transformaciones en las que se ven envueltas las organizaciones actuales, han conllevado a adoptar las estructuras anticuadas y dirigidas a sistemas avanzados y flexibles. La gestión de recursos humanos a pasado a ser una función eminentemente estratégica y dinámica que proyecta en el factor humano su principal clave de éxito.

OBJETIVOS DE LA DESCRIPCION DEL PUESTO

• Permite a la empresa cimentar las bases de la tecnificación de la administración de los recursos humanos.
• Precisar las funciones y relaciones de cada unidad de trabajo para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
• Evitar repetir instrucciones.

Para los directivos de la Empresa:

Constituye la posibilidad de saber en detalle las obligaciones y características de cada puesto. Para los supervisores Les permite distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto para explicarlo y exigir mas apropiadamente las obligaciones que supone.

Para los trabajadores:

Les permite realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien; y para el departamento de personal es básico el conocimiento preciso de las numerosas actividades que debe coordinar, si quiere cumplir con su función estimulante de la eficiencia y la cooperación de los trabajadores.

BENEFICIOS DE LA TECNIFICACION

• Evita repetir información.
• Permite a los empleados saber que es lo que se espera de ellos, cuando y como.
• Muestra a cada uno de los empleados como encaja su puesto en el total de la organización.
• Facilita el entrenamiento del nuevo personal y reducen el periodo de capacitación.
• Permite asegurarse que se respeten las políticas del organismo.
• Reduce errores operativos.
• Evita que los cambios del sistema sean decisiones precipitadas.
• Facilita el sostenimiento de un buen nivel organizacional.
• Complementar el manual de organización.

Descripción de los puestos: Se maneja en una carpeta o fólder con hojas o tarjetas de la empresa, conteniendo la información particular de cada puesto.
Catalogo de Puestos: Fólder que contiene el conjunto de descripciones de todos los puestos de la empresa.

DEFINICION DE DESCRIPCION DE PUESTOS

Mondy y Noe, (1997): La descripción de puestos es un documento que proporciona información acerca de las tareas, deberes y responsabilidades del puesto. Las cualidades mínimas aceptables que debe poseer una persona con el fin de desarrollar un puesto especifico se contienen en la especificación del puesto.

Importancia de la Descripción del Puesto:

La descripción de puestos de trabajo es una herramienta básica para toda la Gestión de Recursos Humanos. Permite aclarar los cometidos de los individuos y sus aspectos colectivos, permite controlar la carga laboral y su evolución de manera que se pueda actuar sobre los calificadores, las decisiones técnicas y los equilibrios de la organización.

Elementos de la Descripción de Puestos:

Componentes de una Descripción de Puestos:

I. Identificación.

• Código.
• Nombre del Puesto.
• Ubicación:
  -Sección.
  -Departamento
  -División a que pertenece el Puesto
• Jerarquía.
  -¿A quién reporta?
  -¿Quién le reporta?
• Personas a puesto.
• Relaciones con otros Puestos (comunicación).
• Fecha de actualización.
• Características especiales:
  -Régimen especial de pagos
  -Horarios especiales
• Disponibilidad para viajes, si pertenece a comités, etc. ´

II. Resumen del puesto (Descripción).

• Definir el puesto.
• Características del análisis que lo distingue.
• Esta definición debe ser clara, concisa y general.

III. Requisitos Laborales.

O las especificaciones del puesto. En esta parte debe mostrarse:

• Grado de preparación.
• Estado civil.
• Características especiales del ocupante.
• Idiomas.
• Domicilio.
• Experiencia.

IV. Descripción de las labores específicas del puesto.

Se reúnen las características que muestre:

• ¿Qué se hace?
• ¿Cómo se hace?
• ¿Por qué se hace?

V. Extensión de actividades.

Consiste en identificar, estudiar y comprender el lugar que el cargo ocupa en la secuencia u operación de la que hace parte. Para lograrlo se debe:

• Describir el flujograma del área funcional a que pertenece el cargo (procedimiento).
• Determinar el lugar que el cargo ocupa en el procedimiento del cual hace parte.
• Determinar el equipo que se emplea en el cargo y lo relativo a la aplicación del uso de ese equipo.

VI. Aspectos del desempeño laboral.

Hace referencia a las condiciones de trabajo, tales como:

• Esfuerzo físico.
• Esfuerzo mental.
• Riesgos.
• Condiciones ambientales.